例えば、A1、B2、C3に“名古屋の宿泊は金山プラザホテル”と入力したい場合、普通だとA1に入力後、それをB2、C3にコピペしますが、実はもっと簡単に出来ます。
まず始めに、3つのセルを三択します(A1クリック→Ctrl+B2クリック→Ctrl+C3クリック)。一番最初に選んだA1がアクティブなので、そのままA1に“名古屋の宿泊は金山プラザホテル”と入力します。ここでCtrl+Enterと押すと3つのセル全てに“名古屋の宿泊は金山プラザホテル”と入力されます。
10個とか20個とか、毎回同じものを入力する作業にはとても便利ですよ^^
研修・会議のご利用は
名古屋の会議室・研修施設のゼミナールプラザを是非ご利用くださいませ。
名古屋のご宿泊にはゼミナールプラザすぐ隣り
名古屋のビジネスホテル・金山プラザホテルをどうぞ。
選択範囲の合計値はとても簡単に求めることが出来ます。
求める、というか、ただ見るだけなんですけど、合計を知りたい範囲を選択すると、実は右下(ステータスバー)に合計値が表示されています。
↑ ↑ ↑
これは「オートカルク」という機能で、合計のほかにも平均、データの個数、数値の個数、最大値、最小値を求めることが出来ます。
集計方法の変更はステータスバーの上で右クリックしてください。
↓ ↓ ↓
これらはいずれも関数を使えば求められますが、「ちょっと計算結果を見たいだけ」という時には便利な機能ですので是非使ってください。
研修・会議のご利用は
名古屋の会議室・研修施設のゼミナールプラザを是非ご利用くださいませ。
名古屋のご宿泊にはゼミナールプラザすぐ隣り
名古屋のビジネスホテル・金山プラザホテルをどうぞ。
住所録などで、印刷が複数ページにわたる場合、そのまま印刷すると見出し行は1枚目のみで2枚目以降はただのデータの羅列になってしまいます。今回は、見出し行を各シートに印刷させる小技の紹介です。
まず[ファイル(F)]→[ページ設定(U)]でページ設定のウィンドウがポップアップします。
[シート]のタブをクリックして印刷タイトルの行のタイトルと列のタイトルの範囲を入力(または表のタイトル範囲を直接ドラッグ)します。
入力が済んだら[印刷プレビュー(W)]ボタンで希望通り設定が出来たかを確認しましょう。
研修・会議のご利用は
名古屋の会議室・研修施設のゼミナールプラザを是非ご利用くださいませ。
名古屋のご宿泊にはゼミナールプラザすぐ隣り
名古屋のビジネスホテル・金山プラザホテルをどうぞ。
エクセルで住所録などの表を作ってデータ入力を重ねていくと、いずれ見出し行が見えなくなってしまいます。
見出し項目が数個なら特に問題はありませんが、いくつもの入力項目がある表では、見出し行が表示範囲外に移動してしまうと非常に不便です。
そんな時には「ウィンドウの分割」をします。
メニューバー[ウィンドウ(W)]→[分割(S)]をクリックすると画面が4分割されます。
ウィンドウの分割を設定をするとこの画面になります。 ↓ ↓
ウィンドウ枠はドラッグ＆ドロップで任意の場所に移動できます。
また、例えば上下2分割でよければ、縦枠をダブルクリックすると左右の分割が解除されます。
ウィンドウ枠の位置を設定したら、[ウィンドウ(W)]→[ウィンドウ枠の固定(F)]をクリックすると画面がすっきりと見やすくなります。
研修・会議のご利用は
名古屋の会議室・研修施設のゼミナールプラザを是非ご利用くださいませ。
名古屋のご宿泊にはゼミナールプラザすぐ隣り
名古屋のビジネスホテル・金山プラザホテルをどうぞ。
Excelで住所録を作成する の最終回は、｢郵便番号の入力は関数で｣です。
③郵便番号の入力は関数で
前回までの設定が済んでいれば、Ａ列に郵便番号で8回(3桁+“-”+4桁)、
Ｂ列に郵便番号8回+[スペース]+[Enter]で10回の、合計18回キーを押すだけで
郵便番号と住所(番地なし)が入力できるようになりました。
でも、｢同じ郵便番号を2回も入力するのは…｣という方にはこれがお勧めです。
例えば、1行目は項目行として2行目から実際のデータを入れる場合、セルA2に
=LEFT(PHONETIC(B2),8)
と入力します。
これは、
｢セルB2に入力されたデータのふりがなを
左から8文字目まで表示させてください｣
という関数です。
前述の②【郵便番号辞書を使う】を設定した場合、B2には“460-0024”と入力しますので、
変換後の表示は“愛知県名古屋市中区正木”になりますが、そのふりがなは“460-0024”のままです(※1)。
｢8文字目｣までとしたのは、その後番地を入力するので、この指定が無ければ
例えば、引き続き“3-7-15”と番地を入力した場合、セルA1が“460-00243-7-15”となるのを
防ぐためです。
※1 このときに、例えば“愛知県”を削除などデータを変更してしまうと、それにあわせて
ふりがなも変更(ナゴヤシナカクマサキ)になり、その結果、セルA1は“ナゴヤシナカクマ”
になってしまうので注意してください。→県名を削除する必要がある場合は事前に
A列を｢値複写｣しておいてください。
これで、｢ファイルを開いてすぐに、Ｂ列に郵便番号を入力して変換すると
住所が入力でき、Ａ列には郵便番号が表示される｣
ようになりました。＼(^ ^)／
研修・会議のご利用は
名古屋の会議室・研修施設のゼミナールプラザを是非ご利用くださいませ。
名古屋のご宿泊にはゼミナールプラザすぐ隣り
名古屋のビジネスホテル・金山プラザホテルをどうぞ。
Excelで住所録を作成する の第2回は、｢郵便番号辞書を使う｣です。
②郵便番号辞書を使う
IMEの変換モードを“一般(G)”から“人名/地名(N)”に変更すると、変換候補に[郵便番号辞書]の参照結果もリストアップされるようになります。
例えばＢ列に｢460-0024｣と入力して[スペース]キーを押すと、変換候補に
「愛知県名古屋市中区正木」が出るようになります。
とても便利な機能ですが、実は落とし穴があって、①【入力モードの指定】を設定した後では、一つ入力するごとに変換モードがいちいち“一般(G)”に戻ってしまい、その度に“人名/地名(N)”に戻さなくてはいけません。
それを回避するために、｢郵便番号辞書｣をすべての変換モードで参照するように設定します。
言語バーの[ツール]→[プロパティ(R)]から[辞書/学習]のタブを選択します。
ここで[郵便番号辞書]のチェックを濃いチェックに変更します。
（ちなみに、チェックの意味は
濃いチェック…すべての変換モードで使う
薄いチェック…特定の変換モードで使う
チェックなし…使わない
です）
これで、
｢ファイルを開いてすぐに、Ｂ列に郵便番号を入力して変換すると
住所が入力できる｣
ようになりました。(^ ^)v
次回へ続く
研修・会議のご利用は
名古屋の会議室・研修施設のゼミナールプラザを是非ご利用くださいませ。
名古屋のご宿泊にはゼミナールプラザすぐ隣り
名古屋のビジネスホテル・金山プラザホテルをどうぞ。
Excelで住所録を作成する というのはよくある作業だと思います。
そんなときに役立つ小技を3回に分けてご紹介します。
①入力モードの指定
②郵便番号辞書を使う
③郵便番号の入力は関数で
の３つを設定しますが、今回は①の方法をご紹介します。
①入力モードの指定
IMEの入力モードは、Excelのファイルを開くと“直接入力”になっています。
言語バーの入力モードを1回“ひらがな”に変更すれば、その後はずっとひらがな入力ができますが、
「その1回すら面倒だ」という方はこれを設定してください。
例えば、Ａ列に郵便番号、Ｂ列に住所を入力する場合、Ｂ列の入力範囲を選択して
[データ(D)]→[入力規則(L)]をクリックします。
入力規則
[データの入力規則]のウインドウが開くので、[日本語入力]のタブを選択し、
[日本語入力(M)]を“コントロールなし”から“ひらがな”に変更し、[OK]をクリックします。
これで、
｢ファイルを開いてすぐに、Ｂ列に住所を入力できる｣
ようになりました。(^ ^)
次回へ続く
研修・会議のご利用は
名古屋の会議室・研修施設のゼミナールプラザを是非ご利用くださいませ。
名古屋のご宿泊にはゼミナールプラザすぐ隣り
名古屋のビジネスホテル・金山プラザホテルをどうぞ。
セルを範囲指定するには、通常、選択したい範囲の角のセルからその対角のセルまでを
ドラッグしていると思います。
ただしこの場合では、範囲が1画面分以上に大きい場合や、机の上が散らかっていて
マウスの操作がやりにくい場合などには少し苦労します。
私自身、マウスの操作に慣れるまでは何回も“イラッ”とさせられました。
そこで、今回はもう少しやりやすい方法を二つご紹介します。
まず一つ目は、shiftキーを使う方法。
四隅のうちのひとつを選択して、マウスカーソルをその対角に合わせたら
shiftキーを押しながら左クリック。これで簡単に範囲指定できます。
shiftキーを放さなければ何回でもやり直しが効きます。
二つ目はF8キーを使う方法。
こちらもまず、コーナーのセルをひとつ選択します。ここでF8キーを押すと
ステータスバーの右側に“拡張”と表示され、拡張選択モードが設定されます。
後は最初のセルの対角をクリックすれば範囲指定完了です。
どちらの方法もカーソルキーが使えます。
1マスずれてクリックしてしまった場合の修正も簡単に行えますので
使ってみてください。
研修・会議のご利用は
ゼミナールプラザを是非ご利用くださいませ。
名古屋の貸会議室・ゼミナールプラザのスタッフブログへようこそ！
このブログでは、Excelのちょっとしたテクニック、
便利機能などをご紹介して行きたいと思っています。
まだまだExcelを勉強中の身ですので、これを通じて自分自身の
スキルアップを図っていければと思っています。
皆さんのお役に立てるような情報を掲載できるよう、日々努力してまいりますので、よろしくお願いします。
では、記念すべき第1回目は、
【二つのファイルを別ウインドウで開く】
方法をご紹介します。
やり方はいたって簡単。一つ目のファイルを開いて、
[ツール(T)]
↓
[オプション(O)]
↓
[全般タグ]
『他のアプリケーションを無視する(I)』にチェックを入れ、
↓
二つ目のファイルを開くと別ウインドウで開きます。
複数のファイルを同時に操作する場合にはウインドウが別のほうが
便利な場合もありますのでぜひ試してみてください。
なお、作業を終了する際に先ほど入れたチェックをはずしておかないと、
次回開くときにファイルが表示されなくなりますのでご注意を…
